Erinnerungen

Ein Vertrag kann verschiedene Arten von Erinnerungen auslösen, die Ihnen entweder per Email geschickt, oder in der Titelleiste angezeigt werden.

Es gibt folgende Arten von Erinnerungen für Verträge:

• Vertrag läuft aus: Diese Erinnerung wird 30 Tage vor dem Ende-Datum eines Vertrags verschickt
• Kündigungsfrist läuft aus: Diese Erinnerung wird 30Tage vor Ablauf der Kündigungsfrist verschickt
• Individuelle Erinnerungen: Diese werden manuell erfasst und zu einem festgelegten Zeitpunkt verschickt
• Neue Diskussionsbeiträge: Werden in der Titelleiste angezeigt
• Änderungen an Verträgen: Werden in der Titelleiste angezeigt

#Erinnerungen einrichten

Vertrags-Erinnerungen werden in der Detailansicht eines Vertrages eingerichtet. Die Standard-Erinnerungen für den Ablauf des Vertrags und den Ablauf der Kündigungsfrist werden im Reiter Laufzeit und Finanzen aktiviert.

Damit die Erinnerungen aktiviert werden können, muss das Vertrags-Ende-Datum bzw. der späteste Zeitpunkt für die Kündigung eingegeben werden.

Im Reiter Erinnerungen werden die aktivierten Erinnerungen angezeigt, und es können zusätzlich zu den Standard-Erinnerungen weitere, individuelle Erinnerungen hinzugefügt werden.

In der Tabelle werden alle Erinnerungen angezeigt. Jede Erinnerung hat folgende Informationen:

• Bezeichnung: Wird in den Titel der verschickten Email übernommen
• Team-Erinnerung: Zeigt an, ob die Erinnerung an alle Mitglieder des Teams verschickt wird oder nur an Sie persönlich. Das kann nur bei individuellen Erinnerungen geändert werden.
• Aktiviert: Zeigt an, ob die Erinnerung aktiviert ist, also ob diese Erinnerung verschickt wird wenn das Datum erreicht ist. Kann nur für individuelle Erinnerungen verändert werden.
• Verschickt: Zeigt an, ob die Erinnerung bereits verschickt wurde.
• Beschreibung: Der Text wird in den Body der Email übernommen.
• Verschicken am: Das Datum, an dem die Erinnerung per Mail verschickt wird.
• Gesendet am: Das Datum, an dem die Erinnerung verschickt wurde. Wird nur gefüllt, wenn die Erinnerung bereits verschickt wurde.

Um eine individuelle Erinnerung zu erstellen, klicken Sie auf Erinnerung hinzufügen. Es erscheint ein Dialog, in dem Sie die Daten zur neuen Erinnerung eingeben können.

Individuelle Erinnerungen werden nicht unbedingt an alle Mitglieder des Teams verschickt. Um die Erinnerung nur sich selber zuschicken zu lassen, schalten Sie den Schalter Team Erinnerung aus.

Um eine vorhandene Erinnerung zu bearbeiten, klicken Sie im Bearbeiten-Modus auf den Eintrag. Die Stdandard Erinnerungen können nur gelöscht werden, individuelle Erinnerungen können bearbeitet oder gelöscht werden.

#Andere Erinnerungen und der Erinnerungs-Button

Erinnerungen für neue Beiträge in Diskussionen und Änderungen an Verträgen werden automatisch in der Titelleiste von contractSAVE angezeigt. Liegen Erinnerungen vor, wird der Button Erinnerungen hervorgehoben und die Anzahl an Erinnerungen wird angezeigt. Klicken Sie auf den Button, um die Liste mit aktivierten Erinnerungen anzuzeigen.

In der Liste werden die unterschiedlichen Erinnerungen nach Ihrem Typ gruppiert angezeigt. Erinnerungen für Diskussionsbeiträge und Änderungen an Verträgen können gelöscht werden, Vertragerinnerungen werden erst entfernt, wenn die Erinnerung selber entweder gelöscht oder aktualisiert wurde.